ビジネスメールでよく見る「CC」。誰かにも同じ内容を知ってほしい時に使いますが、いつもCCを書く必要があるわけではありません。
実は、CCの宛名を書かないでメールを送る場合もあるのです。
この記事では、そんなCC宛名を書かないメールの是非と、ビジネスシーンでの正しい使い方を解説します。
メールのマナーを守って、スマートなコミュニケーションを目指しましょう。
- CCの宛名をメール本文に書かないの？それとも書くべきなの？
- CC・BCC・TOの違いと使い分けを知ってますか？
- CCの人を入れる理由をTOの人に伝えるコツとは？
- まとめ：CCの宛名は書かない？いや基本書いた方が無難です
CCの宛名をメール本文に書かないの？それとも書くべきなの？
結論から言うと、基本的にはメールを見た人にとって、CCの宛名をメール本文に書いた方が間違いがないので良いです。
はい、あくまで基本的には…なので、実際にはメール本文に書かないことのメリット・デメリットがあるため、ケースバイケースで使い分けしている人も多いようです。
それでは、例えを用いながら深堀しつつ解説していきます。
メールに宛名を書く場合は？
メールのやり取りでは、相手に敬意を表すためにも「宛名」の正しい使い方を理解しましょう。
特にビジネスシーンでは、メールの「CC（カーボンコピー）」機能を使って、本来の受取人以外にも情報を共有することが一般的です。
しかし、CCの宛名を書かない場合、それが失礼にあたるのかという疑問が生じます。
CCとは、メールを複数人に同時に送る際に使用する機能で、メインの受取人以外の人もメールの内容を見ることができます。
ビジネスメールでは、プロジェクトの関係者全員に同じ情報を共有するために利用されます。
しかし、宛名とCCの違いを理解していないと、誤って不適切な使い方をしてしまう恐れがあります。
例えば、店長に直接報告するメールで社長をCCに入れる場合、店長はメインの宛先であり、社長は情報を共有するためのCCとなります。
このとき、メール本文でCCに入れた社長の名前をどう扱うかがマナーの一つです。
また、CCされた人が返信する際には、全員に返信するか、必要な人のみに返信するかを考える必要があります。
CCの宛名を書かないメリット
CCの宛名を書かないメリットとしては、メールが簡潔になり、受取人が本文に集中しやすくなることが挙げられます。
確かに、メールを見るのも忙しい人にとっては、CCの宛名が目に入らないためにスッと内容だけが入り込むのでしょうね。
CCの宛名を書かないデメリット
一方で、デメリットとしては、CCされた人が「自分は情報共有の対象ではないのかな？」と、認識しにくくなることがあります。
パット見で、自分の名前がないことを認識したら「あ、自分は関係ないのね…」とスルーされてしまうことも。
メールの情報を共有してほしい人のみCCで送る
CCに名前が入っている人は、通常メールの情報を知るだけで、特に行動を求められることはありません。
ただし、情報が直接関係している場合は、メールで指名されたり、返信が必要になることもあります。
CCされた人が返信するときは、全員ではなく関係者のみに返信することがマナーとされています。
適切なCCの使用は、誤解や混乱を避けるためにも重要です。
宛名を書かないメールは、失礼と受け取られることもあるので注意が必要です。正しいビジネスメールのマナーを守り、CC機能を上手に活用しましょう。
【関連記事】
迷惑メールの対処法、間違ってませんか？
気になったらこちらの記事もお読みくださいね。
CC・BCC・TOの違いと使い分けを知ってますか？
ビジネスメールでよく使う「CC・BCC・TO」は、それぞれメールの宛先を指定する方法ですが、イマイチ違いと使い分けがわからないですよね。
それぞれの違いと使い分けは以下の通りです。
【CC】
メールの本文に関係はないけど、情報を共有したい人や、メールのやりとりを見ておいてほしい人に使います。
例えば、あなたがプロジェクトの進捗報告を上司に送るときは、同じプロジェクトに関わる同僚のメールアドレスをCCに入れます。
CCに入れる人は、メールの内容に対してアクションを取る必要はないけど、知っておいてほしい人です。
CCに入れる人が多すぎると、メールの重要度が低くなる傾向になります。
【BCC】
メールの本文に関係はないし、情報を共有したくない人や、メールのやりとりを見せたくない人に使います。
例えば、あなたがプロジェクトの進捗報告を上司に送るときは、他の部署の人や競合他社の人のメールアドレスをBCCに入れます。
BCCに入れる人は、メールの内容に対してアクションを取る必要もないし、知っておいてほしいという意図もない人です。BCCに入れる人が多すぎると、メールの秘密性が高くなる傾向になります。
【TO】
メールの本文に関係する人や、返信を求める人に使います。例えば、あなたがプロジェクトの進捗報告を上司に送るときは、上司のメールアドレスをTOに入れます。
TOに入れる人は、メールの内容に対して何かしらのアクションを取る必要がある人です。
但し、TOに入れる人が多すぎると、誰が責任を持って返信するかがわかりにくくなりますので注意が必要です。
以上のように、CC・BCC・TOの違いは、メールを受け取った人が誰にメールが送られたかを知るかどうかにも関係します。
TOとCCに入れられた人は、メールの宛先を全員見ることができます。しかし、BCCに入れられた人は、自分以外のメールの宛先を見ることができないと覚えておきましょう。
また、BCCに入れられた人に返信するときは、返信先を注意しないとメールの宛先がバレてしまう可能性があります。
CCの人を入れる理由をTOの人に伝えるコツとは？
メールのやりとりでは、TOの人がメインの相手です。しかし、時にはCCの人にもメールの内容を知ってもらいたいことがありますよね。
でも、TOの人はCCの人が誰なのか、なぜメールを共有しなければならないのか、理解していないかもしれません。
そうすると、TOの人はCCの人に対して、
「この人誰やねん？」
「この人にメールを見せちゃって大丈夫なんかい？」
と感じてしまうかもしれません。
これでは、メールのやりとりがスムーズにいきませんし、信頼関係も損なわれてしまいます。
そこで、CCの人を入れる理由をTOの人に伝えることが大切になってきます。
メールの本文に、CCの人の役割や関係性、メールの共有目的を明確に書くことで、TOの人にCCの人の存在を納得させることができます。
例えば、「CCにあるプロジェクトリーダーAは、弊社統括部の責任者ですので情報共有させて頂きます。」
というように、CCの人の立場とメールの共有理由を一緒に書くと良いでしょう。
もちろん、機密性の高いメールの場合は、CCの人を入れる前に、TOの人に事前に相談することも必要です。
まとめ：CCの宛名は書かない？いや基本書いた方が無難です
スッキリしましたでしょうか？
メールを送るとき、宛先にはTO・CC・BCCがあります。今回は、CCの宛名を書くのか書かないかをメインに解説しました。
TOはメールのメインの相手で、CCはメールの内容を教えるだけの人です。例えば、上司や同僚などです。
メールの本文には、TOの人の名前を書きますが、CCの人の名前は書かなくてもいいのか悩んでいたことでしょう。
結論として、基本的にはCCの人の名前も本文に入れることをおすすめしました。
理由としては、
・メールを送った人や受け取った人が、誰にメールが届いているのか、わかりやすくて親切である
・CCにした人に「このメールをあなたにも見てほしいです」というメッセージが伝わる
人によっては自分がCCに入れられていても、うっかり読み忘れられことがあるため、本文に名前を入れることで、目立たせることができます。
CCは便利な機能ですが、使い方には注意が必要です。メールの内容や相手に合わせて、CCを使うかどうか考えましょうね。
